Le scénario est très fréquent : vous recevez une lettre de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) disant que vous avez été « sélectionné ». De plus, toujours selon la lettre, l'ASFC veut vérifier certaines de vos importations pour s'assurer qu'elles sont conformes aux règlements en vigueur. Et, pour couronner le tout, l'Agence demande des copies de plusieurs dossiers ou documents et vous prie de les envoyer à l'agent de vérification dans les 30 jours…

Votre première réaction (hormis la panique) sera de vous demander : Qu'ai-je fait de mal? Prenez une grande inspiration. Il y a une raison à tout. Et une solution aussi.

Pourquoi l'ASFC  mène-t-elle des audits?

D'une manière générale, l'ASFC peut mener des audits pour de nombreuses raisons, parmi lesquelles :

• déterminer si des droits de douane s'appliquent selon les codes de classification SH utilisés
• vérifier que la valeur déclarée sur les marchandises importées/exportées est exacte
• confirmer l'exactitude du pays d'origine déclaré

Pourquoi avez-vous été sélectionné?

Même si l'ASFC effectue des vérifications aléatoires, il est probable que vous ayez été ciblé pour une raison spécifique. Elle peut très bien avoir à l'œil les importateurs de bicyclettes et de pièces de vélo pendant un mois par exemple, alors que le mois suivant ce sont les exportations de shampoing qui sont dans la ligne de mire. L'ASFC pourrait aussi viser certains fournisseurs ayant des antécédents pour avoir fourni des informations inexactes ou qui traitent avec des pays d'origine soupçonnés de ne pas respecter les accords commerciaux.

Ne faites pas l'autruche

Même si votre première réaction consisterait à envoyer les copies demandées à l'ASFC et à attendre d'autres instructions, ne vous leurrez pas : il ne s'agit pas seulement de papiers manquants!

Bon à savoir :

L'ASFC a déjà reçu toutes les informations par voie électronique avant même d'accorder la mainlevée de l'expédition. Elle préfère tout simplement disposer de copies papier avant de procéder à un audit. 

Gare au bavardage

Vous pourriez être tenté de les appeler – les coordonnées de l'agent de vérification de la conformité de l'ASFC figurent généralement sur la lettre. Cependant, moins vous en dites, mieux c'est!

• Même si vous voulez donner à l'agent l'impression que vous maîtrisez la situation, faites attention aux informations que vous divulguez. Cela pourrait se retourner contre vous.
• L'erreur la plus courante est de dire : « Nous avons procédé de cette manière depuis 20 ans et nous n'avons jamais eu de problème auparavant. » Un tel aveu pourrait inciter les fonctionnaires des douanes à fouiller plus loin dans le passé.

Contactez plutôt votre courtier en douane dans les plus brefs délais et demandez-lui de vérifier si de mauvaises surprises vous attendent. Votre courtier en douane vous expliquera comment répondre à l'ASFC ou, mieux encore, interviendra en votre nom et enverra les copies après les avoir vérifiées pour vous – ce qui est toujours une excellente idée, puisque votre courtier est un expert dans le domaine.

Bon à savoir :

Pour pouvoir vous représenter, le courtier a besoin de votre autorisation écrite, que vous devrez faire parvenir à l'agent de vérification de la conformité. 

Préparez-vous à faire des fouilles (éventuellement)

Après avoir reçu vos documents, l'agent de l'ASFC peut demander des informations complémentaires, telles que :

• Les fiches techniques pour les marchandises importées
• Des détails spécifiques quant à l'utilisation des marchandises
• La confirmation des ordres de vente et d'achat
• La preuve de paiement ou les certificats d'origine du pays de fabrication

Dans la plupart des cas, vous disposez de 30 jours pour fournir ces renseignements.

Fournissez des informations exactes à votre courtier en douane

Pour faire la déclaration de douane, votre courtier se fie aux informations que vous, l'importateur, et l'expéditeur (le fournisseur qui vous a vendu les marchandises) lui transmettez. De plus, en tant qu'importateur, il est de votre responsabilité de vérifier l'exactitude de ces renseignements. Ceci devrait devenir un protocole standard dans votre entreprise, afin que vous ne soyez jamais pris au dépourvu.

Bon à savoir :

Pendant un audit, vous ne pouvez pas apporter de modifications à vos dossiers!

Après l'audit : quelle est la prochaine étape?

Un mois ou deux après la fin l'audit, vous recevrez une autre lettre de l'agent de vérification de la conformité de l'ASFC détaillant les constatations et les instructions sur la façon de procéder, incluant les mesures correctives nécessaires. Cependant, il s'agit d'une décision provisoire. Vous disposez de 30 jours pour fournir toute information complémentaire susceptible d'influer sur la décision de l'agent.

• À cette étape, votre courtier en douane vous aidera à comprendre la signification de la décision et des mesures correctives.
• Toutes les modifications devront être effectuées par votre courtier, ce qui entraînera des coûts supplémentaires. Des droits et taxes additionnels pourraient également être prélevés.
• Selon la nature de l'infraction, l'ASFC pourrait imposer des sanctions allant de 150 $ à 5 000 $ par infraction avec un maximum de 25 000 $ par occurrence. Comme vous pouvez le constater, les erreurs peuvent coûter très cher!

Et si la décision est considérée comme finale?

Si l'agent de l'ASFC n'a reçu aucune information pouvant altérer les résultats de l'audit douanier, la décision finale sera identique à la décision provisoire.

• Vous disposerez alors de 90 jours pour vous y conformer et déposer les modifications requises, ce qui peut s'avérer problématique si celles-ci sont nombreuses.
• Dans de rares cas, l'agent ne trouve rien de suspect ou n'impose que des corrections mineures et vous ne devrez pas payer de droits et taxes supplémentaires. Les cas dans lesquels aucune action n'est requise sont encore plus rares!

Quelle que soit l'issue, vous avez toujours le droit de faire appel dans un délai de 90 jours suivant la décision finale auprès du bureau des recours de l'ASFC. Cependant, vous devez payer au préalable les droits et taxes exigibles et déposer les rectifications demandées.

Gardez toujours la paperasse

Conservez toujours des copies de toutes les décisions dans vos dossiers. Ne comptez pas sur l'ASFC pour se référer à une décision antérieure. En tant qu'importateur, il vous incombe d'archiver vos documents.

• Il n'est pas rare qu'un agent de vérification de la conformité pénalise un importateur pour non-conformité, même si ce dernier a simplement suivi les instructions d'un précédent audit de l'ASFC mené, par exemple, 2 ans auparavant. L'agent n'en avait tout simplement pas connaissance – raison de plus pour conserver les preuves dont vous (en tant qu'importateur) pourriez avoir besoin pour éviter d'être pénalisé inutilement.

Une mesure de précaution recommandée

Procéder à un audit de conformité annuel ou de préférence semestriel est indispensable pour endiguer les risques financiers en cas d'audit de l'ASFC. Votre courtier en douane peut vous aider à inclure cette procédure dans les activités de votre entreprise.